Психиатрия Всемирная психиатрия
№02 2019

Секретариат ВПА создан для содействия функционированию Ассоциации в выполнении поставленных целей и задач. Он постоянно в движении, идет в ногу со временем и согласуется с требованиями сообществ – членов ВПА. Его главный офис зарегистрирован в Женеве, Швейцария, и расположен в Департаменте психиатрии Женевского университетского психиатрического госпиталя.
Секретариат ВПА несет ответственность за поддержку Исполнительного комитета в выполнении всех административных задач, необходимых для работы Ассоциации1. Это включает в себя распространение отчетов, протоколов и других материалов для всех составляющих ВПА.
Как свидетельство перемен, новое пятое издание Методического руководства ВПА было адаптировано и издано в июне 2018. Как и всегда оно дополняет устав ВПА описанием процедур для всех видов деятельности Ассоциации согласно ее конституциональному мандату. Рост сложности работ ВПА и ее глобальное расширение приводят к необходимости в Методическом руководстве, которое должно быть легко доступным онлайн для всех компонентов ВПА. Это новое издание включает в себя поправки в Устав, одобренные Генеральным собранием, проведенным в Берлине в октябре 2017 года. 
Главный Исполнительный Председатель была назначена в 2016 году и управляет Секретариатом ВПА на повседневной основе. Она отчитывается перед Президентом ВПА и Генеральным секретарем и получает рекомендации от Исполнительного комитета. Она утверждает предложения относительно персонала, консультируется с Финансовым секретарем касательно бюджетных расходов. Она согласовывает подбор персонала с Президентом и Генеральным секретарем, проверяя целостность и актуальность их навыков, согласно должностным обязанностям. Консультируясь с Генеральным секретарем, она убеждается в том, что сотрудники ВПА действуют согласно местному законодательству. Генеральный секретарь ответственен за жалобы персонала и проверяет наличие поводов жалобы, а также процедуры обжалования, одобренной Исполнительным комитетом. 
Секретариат организует и поддерживает архив ВПА, включая и электронные, и бумажные носители информации. Вся значимая корреспонденция (т.е. корреспонденция, относящаяся к структуре ВПА и ее функционированию), а также полученная и изданная документация любым из компонентов ВПА должна храниться в Секретариате. В планах более эффективная организация этой области и электронное архивирование всех важных документов, хранящихся там. Члены исполнительного комитета могут потребовать доступ к любой внутренней документации. Члены Совета, региональные представители, научные сотрудники и президенты сообществ участников могут потребовать копии документов, относящихся к функциям их ведомства. Рутинные запросы рассматриваются главным исполнительным директором, консультирующимся с генеральным секретарем по более сложным запросам в случае необходимости. 
Сотрудники Секретариата распространяют и постоянно обновляют информацию по почтовым адресам, телефонным номерам и электронной почте всех компонентов Ассоциации и ее должностных лиц и ведут электронный список всех компонентов ВПА, а также обеспечивает по требованию доступ ко всем индивидам, занесенным в этот список. 
Новости ВПА издаются каждые три месяца и распространяются в электронном формате. Сейчас планируется распространять электронные письма ВПА каждые два месяца. Эти письма будут распространять информацию по ключевой активности Ассоциации и по международным разработкам в области психиатрии. Члены Исполнительного комитета ВПА и другие ее компоненты могут вносить изменения в письма. Финальная версия будет проверяться и редактироваться Генеральным секретарем совместно с Президентом и Исполнительным комитетом.
Внутренняя документация доступна в облачном сервисе ВПА на https:\\share.wpanet.org для отделений ВПА. Облачный сервис защищен паролем. 
Веб-сайт ВПА (www.wpanet.org) направлен на содействие международному взаимодействию ВПА и профессиональной информации, связанной с образовательными инициативами, научной секцией, публикациями, встречам и другим видам деятельности ВПА2,3. Также он может предложить, если Исполнительный комитет сочтет необходимым, избранную образовательную информацию по психиатрии, здравоохранению в области психиатрии и смежным дисциплинам для массовой аудитории. Публичные документы появляются на веб-сайте и включают в себя: План Ассоциации,  процедуры подачи заявок и формы обществ-участников, аффилированных ассоциаций и индивидуальных участников, новости ВПА (включая старые номера), методические рекомендации касательно поддержки из внешних источников для деятельности ВПА, политику проведения встреч ВПА, согласованные заявления6,7 и учебные планы8, этические заявления, включая Мадридскую декларацию. Они доступны для распространения как в бумажном, так и в электронном виде. В ближайшее время планируется запуск веб-сайта нового уровня развития.
Исполнительный комитет ВПА недавно одобрил новую систему оценки персонала ВПА, формат оценки и документацию по управлению рисками и непрерывности деятельности. Определенно это является хорошим решением в организации, подобной ВПА, – идентифицировать, затем рассматривать любые потенциальные риски и рассматривать пути их снижения. Таким образом, применение концепции непрерывности бизнеса является прогрессивным шагом.
Таким образом, изменения, происходящие в Секретариате ВПА, определенно будут улучшать представления и цели ВПА, делая сообщества участников более близкими к организации. 

Перевод: Копин А.В. (Санкт-Петербург)
Редактура: к.м.н. Федотов И.А. (Рязань)

Kallivayalil RA. WPA Secretariat: keeping pace with changing times! World Psychiatry 2019;18(2):239.

DOI: 10.1002/wps.20640